Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Última actualización: 6 de octubre de 2026

Hydra S.A.S. (en adelante, “Hydra S.A.S.” o “la Empresa”), en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes, adopta la presente política para el tratamiento de los datos personales relacionados con PhillBot (en adelante, “el Servicio”): una plataforma en https://phillbot.com con la que empresas y negocios (en adelante, “los Clientes”) conectan sus cuentas de WhatsApp Business, Messenger e Instagram para atender a sus propios contactos con respuestas automáticas, flujos e inteligencia artificial, y responderles desde un panel.

1. Responsable del tratamiento

Razón social: Hydra S.A.S.
NIT: 901.794.236-6
Domicilio: Armenia, Quindío, Colombia
Dirección: Calle 15A Norte # 10-41, Armenia, Quindío
Correo electrónico: contacto@phillbot.com
Teléfono: +57 300 446 2831
Sitio web: https://phillbot.com

2. Nuestro papel según quién eres

Clientes y sus usuarios del panel: Hydra S.A.S. es Responsable de los datos de las personas que crean una cuenta en el panel y administran una organización.
Contactos de un Cliente (personas que escriben al WhatsApp, Messenger o Instagram de un negocio que usa PhillBot): el Responsable es ese negocio, que decide qué datos recoge y para qué. Hydra S.A.S. actúa como Encargado: trata esos datos solo por cuenta del Cliente, siguiendo sus instrucciones, para prestarle el Servicio. Si eres contacto de un negocio, puedes ejercer tus derechos ante él; si nos escribes, trasladaremos tu solicitud y te ayudaremos a atenderla.
Visitantes del sitio y del chat de demostración: Hydra S.A.S. es Responsable.

3. Definiciones

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos.
Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.

4. Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos que tratamos

5.1 De los Clientes y sus usuarios del panel

Cuenta: nombre, correo electrónico y, si inicias sesión con Google, el identificador y la foto de perfil que Google comparte.
Organización: nombre del negocio, miembros del equipo y su rol.
Activos de Meta conectados: identificadores de la cuenta de WhatsApp Business (WABA), del número de teléfono, de las páginas de Facebook y de las cuentas profesionales de Instagram que conectas; nombre verificado, número visible, nombre de la página y usuario de Instagram; y los tokens de acceso que Meta entrega al conectar cada canal (registro integrado de WhatsApp o inicio de sesión con Facebook).
Configuración: información del negocio con la que se entrena el asistente, mensajes automáticos, flujos, reglas y horarios.
Datos técnicos: registros de acceso y de errores, fecha y hora de las acciones en el panel.

5.2 De los contactos de cada Cliente

Identificación del canal: número de teléfono de WhatsApp o identificador de usuario de Messenger o Instagram.
Perfil: el nombre y la foto de perfil que la plataforma de Meta comparte, para que el equipo del Cliente reconozca a quién atiende.
Conversaciones: los mensajes que el contacto envía, las respuestas automáticas o generadas con IA y las que escribe el equipo del Cliente.
Datos del contacto en el panel: etiquetas y campos que el Cliente o sus flujos guardan (por ejemplo, un correo o una ciudad que el contacto responde).
Datos técnicos: fecha y hora de los mensajes e identificadores de mensaje.

El Servicio no está diseñado para tratar datos sensibles (salud, orientación sexual, origen racial o étnico, convicciones religiosas o políticas, datos biométricos, entre otros) ni contraseñas o datos financieros completos. Los Clientes se comprometen a no solicitarlos por medio del Servicio. El Servicio está dirigido a personas mayores de edad.

6. Finalidades

Los datos se tratan exclusivamente para:

Crear y administrar las cuentas y organizaciones del panel, y autenticar a sus usuarios.
Conectar los canales de mensajería del Cliente y recibir y enviar mensajes en su nombre.
Generar las respuestas del asistente, ejecutar los flujos y mostrar las conversaciones al equipo del Cliente.
Conservar el contexto de cada conversación para dar respuestas coherentes.
Atender solicitudes de consulta, reclamo, baja y supresión de datos.
Garantizar la seguridad del Servicio, prevenir abusos, resolver fallas técnicas y mejorar su calidad.
Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

Hydra S.A.S. no vende, alquila ni cede los datos, no los usa para publicidad propia ni para crear perfiles publicitarios, y no usa las conversaciones de un Cliente para atender a otro.

7. Autorización

Los usuarios del panel otorgan su autorización al registrarse y aceptar esta política. Cada Cliente es responsable de informar a sus contactos y de obtener las autorizaciones necesarias para tratar sus datos y enviarles mensajes, conforme a la ley y a las políticas de WhatsApp Business, Messenger e Instagram. La autorización puede revocarse en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

8. Datos recibidos de plataformas de Meta

Los datos que recibimos mediante las API de WhatsApp Business, Messenger e Instagram, y mediante el inicio de sesión con Facebook para conectar una cuenta, se usan solo para prestar al Cliente el Servicio descrito en esta política, de acuerdo con las Condiciones de la Plataforma de Meta y las Condiciones de WhatsApp Business. En particular:

Solo accedemos a las cuentas, números y páginas que el Cliente autoriza expresamente.
Los tokens de acceso se guardan cifrados y solo los usa el servidor para enviar y recibir mensajes de ese Cliente.
No compartimos estos datos con terceros distintos de los Encargados de la sección 9, ni los usamos para publicidad, perfilamiento o venta.
Cuando el Cliente desconecta un canal o elimina su cuenta, retiramos la suscripción de nuestra aplicación a su cuenta de WhatsApp Business o a su página y dejamos de recibir sus mensajes.

9. Encargados y transmisión internacional

Para operar el Servicio, Hydra S.A.S. transmite los datos estrictamente necesarios a los siguientes Encargados, ubicados principalmente en Estados Unidos, que ofrecen niveles adecuados de protección y actúan bajo contratos que les impiden usar los datos para fines propios:

Meta Platforms, Inc.: envío y recepción de mensajes por WhatsApp, Messenger e Instagram, y conexión de cuentas.
Cloudflare, Inc.: alojamiento de la aplicación y protección contra ataques.
Supabase, Inc.: base de datos y autenticación de usuarios del panel.
Anthropic, PBC: generación de las respuestas con inteligencia artificial (modelos Claude). Recibe el mensaje del contacto, el historial reciente de la conversación y la información del negocio que el Cliente configuró. No usa ese contenido para entrenar sus modelos.
Google LLC: inicio de sesión con Google en el panel, cuando el usuario lo elige.

10. Derechos del Titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como Titular tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite ante el Responsable.
Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos.
Acceder en forma gratuita a tus datos personales.

Si eres contacto de un negocio, en cualquier momento puedes escribir BAJA en su chat para dejar de recibir mensajes automáticos, o reiniciar para borrar tu conversación con ese negocio.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes se reciben en contacto@phillbot.com, indicando nombre, el correo de tu cuenta o el número de WhatsApp o usuario de Facebook/Instagram con el que escribiste (y, si lo sabes, a qué negocio), la descripción de la solicitud y un medio de respuesta.

Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más con aviso previo. Si el reclamo está incompleto, pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

Para eliminar tus datos también puedes seguir las instrucciones de eliminación de datos.

12. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables: cifrado en tránsito (HTTPS), cifrado de los tokens de acceso de Meta en la base de datos (AES-256-GCM), verificación criptográfica de los mensajes recibidos de Meta, aislamiento de los datos de cada organización, acceso a la base de datos restringido al servidor de la aplicación y acceso a la información limitado al personal autorizado.

13. Conservación

Los datos de la cuenta y de la organización se conservan mientras la cuenta esté activa.
Las conversaciones y los datos de los contactos se conservan mientras el Cliente mantenga su cuenta, hasta que el Cliente elimine al contacto desde el panel o hasta que el contacto escriba “reiniciar”.
Cuando un Cliente elimina su cuenta desde Configuración, se borran de inmediato su organización, canales, tokens, contactos, conversaciones y flujos.
Los datos que deban conservarse por obligación legal se mantendrán durante el plazo que la ley exija.

14. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su publicación el 6 de octubre de 2026. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página indicando la fecha de actualización. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras Hydra S.A.S. preste el Servicio.